各级税务机关要以增值税发票管理系统中采集到的发票数据为依托，跟踪监控纳税人发票开具情况，并且据此采取有针对性的服务和管理措施。对于大量开具旧税率发票等情况，要进行分析研判。

一、收到增值税普通发票，发现没有纳税人识别号，不能报销！

根据第一条规定：自2017年7月1日起，购买方为企业的，索取增值税普通发票时，应向销售方提供纳税人识别号或统一社会信用代码。

销售方为其开具增值税普通发票时，应在“购买方纳税人识别号”栏填写购买方的纳税人识别号或统一社会信用代码。不符合规定的发票，不得作为税收凭证。

二、收到发票，品名是办公用品等笼统的名称，没有具体明细不能报销！

销售方开具增值税发票时，发票内容应按照实际销售情况如实开具，不得根据购买方要求填开与实际交易不符的内容，开具不实的发票，不能报销。

三、收到发票带的清单，是自行用A4纸打印的不能报销！

收到的增值税专用发票，带有清单，但是清单不是从防伪税控系统开具打印出来的，不要拿去报销。

四、发票与实际业务不吻合，比如你买的是茶叶，开的却是办公用品不能报销！

取得商品跟你开具的发票不一样，涉嫌虚开发票，这样的费用发票不能报销。

五、收到发票备注栏填写项目不全的费用发票，不能报销！

是否存在应该填写发票备注栏但是未填写的发票，如：取得的装修费发票、施工费发票、房屋租金发票等等。

六、收到发票章盖的不规范的发票，不能报销！

是否存在盖章错误（盖得财务章或者是公章）、盖章模糊、或者未加盖发票专用章等。遇到这种情况，必须退回。

七、成品油发票没有这三个字不能报销！

成品油增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子普通发票左上角打印“成品油”。退货开具红字发票左上角第二行打印“销项负数”。普通发票（卷式）无此要求。

八、成品油发票“单位栏”、“数量”栏填错不能报销！

明确表示，发票“单位”栏应选择“吨”或“升”，蓝字发票的“数量”栏为必填项且不为“0”。同时，第二十一条也明确，不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。

九、成品油发票不是通过增值税发票管理新系统中成品油发票开具模块开具的不能报销！

第一条就明确规定，2018年3月1日起，所有成品油发票均须通过增值税发票管理新系统中成品油发票开具模块开具。

十、没有购物，直接虚开发票不能报销！（完全虚开发票）

这样的费用发票不仅不能报销，还涉嫌犯罪额。

十一、发票税率选择错误的不能报销！

会计人收到发票后，首先要检查发票税率是否开具正确，尤其是增值税普通发票，比如住宿费增值税普通发票税率开成了免税的税率。

发票税率开错就是不合格发票，不能报销，也不能作为扣税凭证。

十二、生产企业代办退税的出口货物开具发票必须备注！

明确表示：生产企业代办退税的出口货物，应先按出口货物离岸价和增值税适用税率计算销项税额并按规定申报缴纳增值税，同时向综服企业开具备注栏内注明“代办退税专用”的增值税专用发票，作为综服企业代办退税的凭证。

十三、向甲方购物，通过甲方介绍或同意甲方的安排，接受乙方开具发票。（接受第三方开发票）

十四、收到印有旧版发票监制章的出租车发票。

根据国家税务总局2018第 41号公告《关于增值税电子普通发票使用有关事项的公告》规定：2018年12月31日后旧版监制章的发票不能继续使用。

新版发票监制章是什么样的呢？

新启用的发票监制章形状为椭圆型，长轴为3厘米，短轴为2厘米，边宽为0.1厘米，内环加刻一细线，上环刻制“全国统一发票监制章”字样，中间刻制“国家税务总局”字样，下环刻制“××省（区、市）税务局”字样，下环字样例如：“上海市税务局”。字体为楷体7磅，印色为大红色。

新版如图：

十五、没有编码简称的发票不能报销

2018年1月1日及以后的增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子普通发票，“货物或应税劳务、服务名称”或“项目”栏次要有“简称”，同时“简称”还得对，才算合规的发票。

1.发票票面“货物或应税劳务、服务名称”或“项目”栏次中，没有商品和服务税收分类编码对应的简称，说明发票不是发票管理新系统开具的，不能收！

2.发票票面“货物或应税劳务、服务名称”或“项目”栏次中的商品和服务税收分类编码对应的简称，出现类似“*运输服务*+“不动产”这样的错误，即使税率一样，也是不合规发票；出现“*纸制品*+”服装”的这样的错误，也属于不合规的发票，都不能抵扣进项税额，也不能税前扣除！因此要求大家对税收分类编码表有一定掌握才行！

1、提供运输服务开具发票必须备注

2、铁路运输企业受托代征的印花税款信息必须备注

国家税务总局公告2015年第99号规定，铁路运输企业受托代征的印花税款信息，可填写在发票备注栏中。

3、提供建筑劳务开具发票必须备注

国家税务总局公告2016年第23号规定，提供建筑服务，纳税人自行开具或者税务机关代开增值税发票时，应在发票的备注栏注明建筑服务发生地县(市、区)名称及项目名称。

其中异地提供建筑服务的小规模纳税人，由税务局代开增值税专用发票的，备注栏中的内容除了服务发生地县(市、区)和项目名称，还要打印“YD”字样。

4、销售或出租不动产发票必须备注

国家税务总局公告2016年23号规定，销售不动产，纳税人自行开具或者税务机关代开增值税发票时，应在发票“货物或应税劳务、服务名称”栏填写不动产名称及房屋产权证书号码(无房屋产权证书的可不填写)，“单位”栏填写面积单位，备注栏注明不动产的详细地址。

5、差额开票功能开具的发票必须要有备注

《国家税务总局关于全面推开营业税改征增值税试点有关税收征收管理事项的公告》(国家税务总局公告2016年第23号，以下简称国家税务总局公告2016年第23号)规定，按照现行政策规定适用差额征税办法缴纳增值税，且不得全额开具增值税发票的(财政部、税务总局另有规定的除外)，纳税人自行开具或者税务机关代开增值税发票时，通过新系统中差额征税开票功能，录入含税销售额(或含税评估额)和扣除额，系统自动计算税额和不含税金额，备注栏自动打印“差额征税”字样，发票开具不应与其他应税行为混开。

比如劳务派遣公司(安保服务同)、经纪代理服务(人力资源外包服务同)选择差额计税，通过差额开票系统开具的增值税专用发票备注栏要有“差额征税”的字样才是合规的发票。

6、预付卡业务开票必须备注

《国家税务总局关于营改增试点若干征管问题的公告》(国家税务总局公告2016年第53号)规定，单用途卡销售方与售卡方不是同一个纳税人的，销售方在收到售卡方结算的销售款时，应向售卡方开具增值税普通发票，并在备注栏注明“收到预付卡结算款”，不得开具增值税专用发票。

多用途卡特约商户收到支付机构结算的销售款时，应向支付机构开具增值税普通发票，并在备注栏注明“收到预付卡结算款”，不得开具增值税专用发票。预付卡业务中，最终销售方收到销售款开具发票时，要在发票备注栏备注“收到预付卡结算款”，且只能开增值税普通发票。

7、保险公司代收车船税开具发票的必须备注

《国家税务总局关于保险机构代收车船税开具增值税发票问题的公告》(国家税务总局公告2016年第51号)规定，保险机构作为车船税扣缴义务人，在代收车船税并开具增值税发票时，应在增值税发票备注栏中注明代收车船税税款信息。具体包括：保险单号、税款所属期(详细至月)、代收车船税金额、滞纳金金额、金额合计等。

8、互联网物流平台企业代开增值税专用发票试点代开专用发票必须备注

《国家税务总局关于开展互联网物流平台企业代开增值税专用发票试点工作的通知》(税总函[2017]579号)规定：

一、专用发票的开具 货物运输业小规模纳税人在境内提供货物运输服务，需要开具专用发票的，可以按照《货物运输业小规模纳税人申请代开增值税专用发票管理办法》(国家税务总局公告2017年第55号发布，以下称《管理办法》)的有关规定，就近向国税机关自行申请代开专用发票，也可以委托试点企业按照以下规定代开专用发票：……

(三)试点企业使用自有专用发票开票系统，按照3%的征收率代开专用发票，并在发票备注栏注明会员的纳税人名称和统一社会信用代码(或税务登记证号码或组织机构代码)。

9、生产企业代办退税的出口货物开具发票必须备注

《国家税务总局关于调整完善外贸综合服务企业办理出口货物退(免)税有关事项的公告》(国家税务总局公告2017年第35号)第六条规定，自2017年11月1日起，生产企业代办退税的出口货物，应先按出口货物离岸价和增值税适用税率计算销项税额并按规定申报缴纳增值税，同时向综服企业开具备注栏内注明“代办退税专用”的增值税专用发票(以下称代办退税专用发票)，作为综服企业代办退税的凭证。

出口货物离岸价以人民币以外的货币结算的，其人民币折合率可以选择销售额发生的当天或者当月1日的人民币汇率中间价。代办退税专用发票上的“金额”栏次须按照换算成人民币金额的出口货物离岸价填写。

1、备注栏内注明纳税人名称和纳税人识别号;

《国家税务总局关于印发〈税务机关代开增值税专用发票管理办法(试行)〉的通知》(国税发〔2004〕153号)规定，代开发票岗位应按以下要求填写专用发票的有关项目。备注栏内注明增值税纳税人的名称和纳税人识别号。

2、税务机关为跨县(市、区)提供不动产经营租赁服务、建筑服务的小规模纳税人(不包括其他个人)代开增值税发票时，在发票备注栏中自动打印‘YD’字样

3、税务机关为纳税人代开建筑服务发票时，应在发票的备注栏注明建筑服务发生地县(市、区)名称及项目名称

4、税务机关为个人保险代理人汇总代开增值税发票时，应在备注栏内注明“个人保险代理人汇总代开”字样

5、税务机关为出售或出租不动产代开发票时，备注栏填写销售或出租不动产纳税人的名称、纳税人识别号(或者组织机构代码)、不动产的详细地址;按照核定计税价格征税的，“金额”栏填写不含税计税价格，备注栏注明“核定计税价格，实际成交含税金额×××元”

6、差额征税代开发票，通过系统中差额征税开票功能，录入含税销售额(或含税评估额)和扣除额，系统自动计算税额和金额，备注栏自动打印“差额征税”字样

7、税务机关在代开增值税普通发票以及为其他个人代开增值税专用发票的备注栏上：加盖税务机关代开发票专用章。

依据：税总货便函〔2017〕127号(增值税发票开具指南)

收到发票时，检查7个方面！

一、发票有没有填写购买方“纳税人识别号”？

二、税率适用是不是对的？

三、发票内容与实际业务是不是相符？

四、笼统的开办公用品、食品等名称发票一律不行！

五、发票章盖的不规范的一律不行！

六、开具汇总办公用品、食品等发票，必须附上税控系统开出的《销售货物或者提供应税劳务清单》，外加盖上发票专用章，A4纸自行打印的一律不行！

七、开具培训会议清单，必须由酒店系统或销售系统开具，并加盖发票专用章，其它途径开具的清单无效！

“金三系统”的强大，大家早就有目共睹，而随着发票管理的逐渐完善，企业的一举一动更是暴露在税局的法眼之下，因此，千万别拿发票开玩笑。发票报销更要注意，很可能一个小小的瑕疵就引发一系列问题。

就拿企业取得增值税发票，需纳税人识别号或统一社会信用代码来说，目的就是使企业的购销业务在金三系统中进行全面的记录。由于纳税人识别号或统一社会信用代码具有唯一性，对金三系统的数据进行比对与分析，进一步掌握纳税人的购销业务的相关性、成本费用的配比度、业务流向的合理性等业务情况有着莫大的作用。

一旦有个环节有问题，就可能引起税局的注意，最终因小失大。而税收编码的使用，也为后台大数据提供了数据源，进一步防范企业虚开、套票等行为。

谨慎报销，规范使用发票，丝毫不要松懈！

1、补开发票

企业取得的不合规发票无法作为扣除凭证，会给企业带来损失，因此必须找销售方重开发票。国家税务总局规定：企业应当取得而未取得发票、其他外部凭证或者取得不合规发票、不合规其他外部凭证的，若支出真实且已实际发生，应当在当年度汇算清缴期结束前，要求对方补开、换开发票、其他外部凭证。补开、换开后的发票、其他外部凭证符合规定的，可以作为税前扣除凭证。

值得注意的是，企业一定要找真实的销售方换开发票，如果原开票方属于第三方，再找原开票方开票，就违反了税前扣除凭证的真实性、合法性、关联性原则，不能作为甲公司税前扣除的凭证。

2、无法补开的特殊情形

企业在补开、换开发票，其他外部凭证的过程中，因对方注销、撤销、依法被吊销营业执照、被税务机关认定为非正常户等特殊原因无法补开、换开发票、其他外部凭证的，可凭以下资料证实支出真实性后，其支出允许税前扣除：

（1）无法补开、换开发票、其他外部凭证原因的证明资料（包括工商注销、机构撤销、列入非正常经营户、破产公告等证明资料）；

（2）相关业务活动的合同或者协议；

（3）采用非现金方式支付的付款凭证；

（4）货物运输的证明资料；

（5）货物入库、出库内部凭证；

（6）企业会计核算记录以及其他资料。